Hablamos de un procedimiento que, como nos comentan los expertos de gitdoc.es lo que hace es escanear un documento y que la imagen que se obtenga se transforme en otra imagen codificada.
¿Qué tienes que saber sobre la digitalización certificada de facturas?
Hablamos de un procedimiento tecnológico en el que tenemos que escanear un documento y transformar la imagen que se obtenga en otra imagen que se codifique en base a ciertos formatos.
La imagen tiene que contar con una resolución ideal para que la admita hacienda. Si se quiere hacer, es necesario usar algunos de los distintos software digitalizadores que se homologuen y que pueden ser consultados mediante este enlace.
Los formatos estándar que se pueden usar para la codificación de la imagen de acuerdo con los requisitos de la digitalización certificada son los siguientes:
Superior
TIFF 6.0 o superior
Piensa que el campo de la digitalización certificada de facturas no es más que lo que su propio nombre indica.
Pensemos que actualmente está en una etapa de elevado crecimiento en la que muchas empresas suelen usarla para la agilización de los procesos y así ahorrar espacio de almacenamiento que hasta no hace nada solían ocuparlas las facturas en formato papel.
En cuanto se hace la digitalización certificada, la imagen que se obtenga va a ser totalmente válida y podrá ser destruida de forma confidencial.
Hay que recordar que no toda digitalización es una que esté certificada para factura, pues con esta que te decimos se puede completar el proceso destructivo de manera confidencial de las facturas en papel.
En el caso de que el proceso digitalizador no sea una digitalización certificada, vas a poder ir incluyendo las facturas en tu software de gestión de documentos para obtener los beneficios que pueda aportarte, caso de gran productividad, ahorrar dinero en costos, tiempo, mejorar los procesos, mayor movilidad, etc. Lo que no vas a poder destruir será la facturan en papel y tampoco usarla con validez legal.
Documentación precisa para homologar software de digitalización certificada
Si te preguntas si merece la pena crear tu software de digitalización certificada para proceder a la digitalización de las facturas y cuenten con validez en lo legal.
Debemos pensar siemHablamos de un procedimiento que, como nos comentan los expertos de gitdoc.es lo que hace es escanear un documento y que la imagen que se obtenga se transforme en otra imagen codificada.pre en lo complejo que es el homologar esta clase de software, por lo que lo mejor va a ser usar uno de los que vemos en la lista. Si cuentas además con muchas facturas, el proceso digitalizador puede ser de gran complejidad como para encargarlo a una empresa especializada.
Como mínimo para digitalizar el archivo pasivo de facturas, pues vas a poder hacerte cargo después de las nuevas facturas que se generen.
Si todavía piensas que puede ser de interés el desarrollo de un programa digitalizador certificada, piensa que se debe presentar la documentación siguiente:
Declaración responsable de que se cumplen los requisitos de las órdenes a este respecto.
La descripción de la totalidad de normas en las que se basa en procedimiento digitalizador certificado. De igual manera son precisos los protocolos, normas de seguridad o de control, además de las de explotación, especialmente cuando hablamos de crear y consultar la base de datos documental.
El plan de gestión de la calidad donde se hable de todo el proceso a nivel digitalizador y formar así como es su impacto en materia de imagen y metadatos. Va a ser preciso describir el mantenimiento realizado a los dispositivos.
De igual forma va a ser necesario el que se tenga un informe que emitan los auditores informáticos con independencia de que tengan acreditación de la solvencia técnica en cuanto al análisis y para valorar la actividad que se desarrolle y donde venga la opinión de su se cumplen las condiciones que demanda la orden citada arriba respecto a la certificación de la digitalización.
Deseamos que todo esto que te hemos comentado sea de utilidad a la hora de abordar un tema como es el de digitalizar de forma certifica da las facturas en este sentido. Si te ha parecido de interés, no dudes en compartir el contenido con tus familiares o amigos, pues de esta forma el conocimiento va pasando de unos a otros y así podemos después afrontar este tema con mucho mayor conocimiento de causa.
Así que ya sabes, olvídate de los viejos sistemas y opta por una forma mucho más cómoda y eficaz de abordar un tema tan importante como las facturas y su certificación. No olvides que los tiempos cambian y es vital adaptarse para contar con una mayor eficacia a la hora de hacer estas importantes labores.
