¿Por qué debes informatizar tu sistema de gestión empresarial?

¿Por qué debes informatizar tu sistema de gestión empresarial?

La tecnología no deja de avanzar y ofrecernos beneficios quefacilitan nuestro día a día, ya sea en nuestras actividades cotidianas como en nuestro campo laboral. Por ejemplo, en el mundo empresarial los beneficios que aportan las nuevas tecnologías son bastante significativos y cada vez son más las empresas que deciden aprovecharse de dichos beneficios, automatizando sus procesos para mejorar el rendimiento yofrecer un mejor servicio.

Los softwares de gestión empresarial representan toda una revolución en los procesos de negocio de cualquier organización. Sin embargo, aún existen empresas que no los utilizan ya que no son conscientes de todos los factores positivos que les pueden aportar. Así que si aún no has incluido estos avances tecnológicos en el funcionamiento de tu empresa, te recomendamos irlos conociendo y considerando, ya que recuerda que en el entorno actual, solo aquellas empresas que consigan crear y mantener una ventaja competitiva son las que serán capaces de sobrevivir y avanzar.

Los softwares de gestión empresarial

Si algo nos está enseñando la actual coyuntura socioeconómica es que el tiempo es oro para las empresas. Conclusión que hace más que vidente  la importancia de no solo implantar un sistema de gestión, sino también la necesidad básica de informatizarlos. Y es que la inmediatez es un concepto que se ha instalado en nuestra vida diaria a todos los niveles: social y empresarial, volviéndose pieza clave en el camino hacia el éxito.

Otro factor importante aquí es la globalidad de las sociedades y los mercados. Los consumidores nos hemos acostumbrado a adquirir bienes y servicios de forma rápida y en cualquier lugar del mundo. Esto, a su vez, provoca que los merados sean mucho más volátiles y cambiantes.

Dicha flexibilidad representa una interesante oportunidad de negocio, pero, también, una amenaza para cualquier tipo de empresa con independencia del lugar en que resida. Por esto, las empresas deben tener una visión estratégica basada en la calidad y la mejora continua como única vía para asegurar su supervivencia en el medio y largo plazo, y de cara a la feroz competencia que existe hoy en día en el mercado. De hecho, en la actualidad, solo las empresas que tengan capacidad de maniobra y una tasa de respuesta inmediata son las que de verdad clasifican como competitivas dentro del mercado.

Lo bueno es que el desarrollo de las nuevas tecnologías permite que trabajemos de forma rápida y accesible desde cualquier lugar del mundo, mejorando muchos procesos y operaciones, y eliminando barreras que hace unos pocos años parecían impensables.

Uno de estos nuevos recursos de la tecnología es la implementación de sistemas de gestión y calidad informáticos basados en normas ISO que ayuden a las empresas en sus necesidades reales.

Y si, es verdad que el proceso de aplicación de normas ISO no siempre es sencillo. Este conlleva el trabajo conjunto de todos los trabajadores y departamentos de la empresa, implica unos cambios estructurales y la obligación de estar informando y mejorando el proceso de forma continuada. Sin embargo, los resultados en eficiencia en los procesos y productividad del equipo hacen más que remunerado todo el esfuerzo que debe invertirse.

Módulos del software de gestión

Los módulos que incluyen algunos softwares de gestión son:

  • Control de tareas
  • Creación de indicadores personalizados y útiles para cada empresa
  • Detección de no conformidades de las normas ISO
  • Control y reducción de la documentación y los sistemas de comunicación tanto externos como internos
  • Sistema de registros de calidad
  • Gestión de riesgos
  • Encuestas de satisfacción
  • Control de procesos
  • Identificación de oportunidades
  • Evaluación de proveedores
  • Calibración de equipos
  • Tareas de información, actualización y mantenimiento
  • Información actualizada sobre normativas
  • Herramientas de revisión destinadas a la dirección
  • Planes de formación

Q-bo.org, desarrolladores y distribuidores de software de gestión para empresas, nos hablan de por qué estos son una inversión necesaria:

¿Por qué un Software de gestión empresarial en mi empresa?

Las razones son tantas y tan diversas, y varían de empresa a empresa. Sin embargo,  se pueden identificar ciertas razones de peso que todo negocio debe tomar en cuenta:

  • Para que tus procesos de negocio sean más organizados: una de las principales funcionalidades que nos aportan los softwares de gestión empresarial es la facilidad decentralizar y automatizar gran parte de los procesos de negocio de una organización. Esto a su vez nos permite una mejor toma de decisión, en la que se tome en cuenta toda la información necesaria y se evalúen las  necesidades específicas de cada área de nuestra empresa.
  • Te libra de datos duplicados: Suele ser muy común en las empresas que al no tener la información centralizada, se generan los mismos documentos de forma duplicada. Pero, gracias al software de gestión nos ahorramos las duplicidades, mejorando el rendimiento y comunicación de la empresa, ahorrando recursos y minimizando procedimientos.
  • Aprovechamiento de los sistemas modulares: la mayoría de programas de gestión para empresas actuales, tiene una estructura modular. Esto quiere decir que funciona a través de  módulos que tienen unasfunciones determinadas e independientes, convirtiéndolos  en los más óptimos y recomendados para cualquier tipo de actividad, pues nos aportan flexibilidad y se adaptan al crecimiento de la empresa.
  • Trazabilidad: los softwares de gestión también nos aportan un control riguroso de nuestros productos, con beneficios de trazabilidad completa y monitorización del producto desde que se emite la orden de compra hasta que efectúa la entrega al cliente.
  • Seguridad: los software nos permiten activar distintos tipos de accesos con autorización específica, de modo que el personal de un determinado departamento no podrá acceder a la información de otra área de la empresa, si así se quiere. Además, también podremos realizar copias de seguridad para prevenir posibles errores y fallos.
  • Mejora de la eficiencia: gracias a todos los beneficios anteriormente detallados se podrá mejorar la eficiencia de la empresa, permitiéndonos delegar ciertas tareas para centrar nuestro foco de atención en aquellas que son realmente prioritarias.

Ventajas de usar un software de gestión

Si luego de haber leído las razones por las que las empresas están optando cada vez más por esta solución tecnológica, te has decidido para realizar esta inversión. Aquí te detallamos todas las ventajas que esta implementación le traerá al funcionamiento de tu empresa.

  • Facilidad de instalación: muchos de estos programas no necesitan de instalaciones muy complejas. Incluso, solo se deberán implantar los módulos realmente necesarios para cada tipo de negocio. Así, el programa representará una solución informática llave en mano, acorde a las nuevas tendencias del mercado, para que el proceso de implantación de un sistema de calidad resulte lo menos traumático posible de una forma sencilla, rápida y cómoda. Y por si esto no fuera poco, algunos de los programas viene con la opción de formación, mantenimiento y control; de modo que el sistema de calidad se encuentre optimizado en todo momento.
  • Ahorro de tiempos y costes: esta es una ventaja competitiva que por lo general traen los softwares basados en la normativa ISO 9001 2015 – 22000, de medio ambiente 14001 y de ISO 45001.
  • Simplificación documental y distribución eficaz: Esto se logra a través de la centralización del control de los documentos internos y externos de la empresa, la implantación de una metodología de distribución de la documentación vía web por usuario, y asegurando «cero papeles».
  • Análisis y control de los procesos del sistema: Permite obtener informes de control de los diferentes módulos, ofreciendo un control absoluto de la eficacia del sistema de gestión.
  • Planificación de las diferentes tareas periódicas y comunicación de las mismas mediante correo electrónico: Permite enviar a los responsables las tareas planificadas del sistema, así como los diferentes informes que elabora el programa, de una manera sencilla, rápida y eficaz.
  • Delegación del sistema y participación: Al ser una herramienta de fácil utilización, no requiere conocimientos especializados de calidad, siendo fácil delegar en una o varias personas sin ningún tipo de preparación previa.

Factores a tomar en cuenta al elegir tu software de gestión

A la hora de elegir nuestro software de gestión debemos procurar recibir un servicio de atención totalmente personalizada, en donde la empresa que nos ofrezca el software lleve a cabo una auditoría para detectar la mejor solución posible. Así como que nos ofrezca recursos suficientes para atender a todos los problemas y demandas que puedan surgir. Algunas otras  recomendaciones a la hora de elegir un software de gestión serian:

  • Que sea flexible: Este debe ser modular y flexible, de forma que pueda adaptarse a la evolución y cambios de la empresa. También es muy relevante es la adaptabilidadque pueda tener el programa, pues en el panorama empresarial tan cambiante de hoy en día, esta característica será fundamental para ser competitivo.
  • Adaptable : Como dijimos anteriormente, es muy importante que el software pueda adaptarse a las nuevas tendencias, ya que estas son cambiantes y de cada vez con ciclos más cortos.
  • Actualizado con la ley vigente: Lo más recomendable es elegir un software de gestión que ya contenga la funcionalidad para manejar fácilmente procesos específicos, los términos y el cumplimiento de la regulación pertinente, de manera que reduzcamos o incluso, podamos evitar la necesidad de costosas modificaciones.
  • Que sea intuitivo: Es importante tener en cuenta la experiencia a la hora de elegir un software de gestión, por lo que debemos procurar que la solución escogida sea muy intuitiva para acortar el período de formación.