Cuando un emprendedor abre su empresa y contrata a varios trabajadores para que desempeñen las diferentes funciones requeridas dentro de su negocio, debe tener en cuenta una serie de aspectos para ser mantener todo en orden.
Sin duda, uno de los asuntos que más les preocupa a los empresarios es el rendimiento de sus trabajadores. Asimismo, deben velar porque se cumpla el horario laboral establecido para cada empleado, ya que no saber con exactitud si este aspecto se cumple correctamente o no, podría generar pérdidas económicas en la empresa.
En una empresa debe existir un claro equilibrio entre el horario laboral estipulado (revisado para cada trabajador en función de sus derechos y deberes) el salario que recibe dicho trabajador y las ganancias que recibe la empresa.
Es por ello que sabemos hoy día que una de las cosas más útiles que podemos establecer en la empresa, es un control de horario de trabajadores. Suena bastante simple de entender, sin embargo, es conveniente entender exactamente su función y funcionamiento para aplicarlo debidamente en el ámbito laboral. Dada esta razón, vamos a explicar a continuación en qué consiste dicho concepto y a qué problemas podríamos enfrentarnos en caso de no usarlo en nuestra empresa.
¿Qué es un control de horario?
Un control de horario es un registro que se lleva a cabo diariamente para registrar las horas que cada empleado trabaja en una empresa. Este registro incluye la hora de entrada y salida de los trabajadores, así como los descansos y horas extras que pudieran realizar.
Es sin duda una herramienta imprescindible para las empresas, ya que les permite mantener un seguimiento preciso de las horas trabajadas por los empleados y calcular su remuneración correspondiente de manera justa. Además, también ayuda a asegurarse de que los empleados cumplan con las horas de trabajo requeridas y con los horarios establecidos por la empresa.
En algunos países, hay leyes que incluso obligan a las empresas a llevar un registro preciso del tiempo trabajado por sus empleados, por lo que, podemos encontrar que el control de horario puede ser obligatorio en algunas empresas y sectores.
¿De qué maneras puede una empresa aplicar un control horario a sus trabajadores?
Existen varias maneras a través de las cuales podemos aplicar un control de horario en nuestra empresa. Es importante que las conozcas para poder determinar cuál es la más adecuada para tu empresa. De esta manera tanto tus trabajadores como podréis sentiros más cómodos a la hora de llevar este registro diariamente. Entre ellas, destacamos las siguientes:
- Registro manual.
Es uno de los métodos más clásicos, y lo suelen llamar “fichar”. Consiste en que los empleados se encargan de registrar su hora de entrada y salida en una hoja de papel o un libro de asistencia. Este método es económico y fácil de llevar por cualquiera, pero contamos con el inconveniente de agrupar todos estos datos en un soporte frágil que puede sufrir caídas o roturas con riesgo de pérdida de los datos. Bien es cierto que en un ordenador también podemos perder los datos, y es por ello que como solución planteamos llevar ambos medios para asegurar la información y datos de la empresa.
- Reloj de fichar.
Las empresas pueden utilizar un reloj de fichar para registrar la hora de entrada y salida de los trabajadores. Los empleados colocan su tarjeta de identificación o huella digital en dicho reloj para registrar de esta forma su hora de entrada y salida. Es parecido a apuntar las horas y salidas con un bolígrafo (primer ejemplo) sólo que de esta forma lo hacemos a través de nuestra huella digital.
- Aplicaciones de control horario.
Son aplicaciones especializadas para registrar el tiempo de trabajo de los empleados. Estas aplicaciones pueden instalarse en los móviles de los empleados o en los ordenadores de la empresa. Los empleados pueden ingresar su hora de entrada y salida utilizando estas aplicaciones. En la web Micrologic tenemos a nuestra disposición aplicaciones de control de horario económicas para las empresas.
- Sistemas de seguimiento automático.
Algunas empresas usan sistemas de seguimiento automático para registrar el tiempo de trabajo de los empleados. Éstos usan sistemas como la geolocalización o el reconocimiento facial para registrar debidamente la hora de entrada y salida de los empleados.
- Control de horario de gestión de proyectos.
Los empleados registran sus horas de trabajo en un sistema de gestión de proyectos. Este método es útil para empresas que trabajan en proyectos específicos y necesitan un seguimiento detallado de las horas de trabajo de los empleados.
Ahora que conoces las diferentes maneras que existen de aplicar un control de horario a tus trabajadores, consideramos que es importante que elijas el método que mejor se adapte a las necesidades de tus empleados. Éste debe ser efectivo, y debe asegurarse correctamente de que el registro se realice de manera precisa a diario.
Tras esto, es importante que entiendas las razones por las que es primordial usar el control horario y qué problemas podríamos tener si no llevamos un correcto registro y control del tiempo de trabajo de cada empleado en nuestra empresa. Este tema es importante y debemos tomarlo en serio si no queremos estar confundidos en nuestro propio terreno, así que te recomendamos que te quedes a leer lo que escribimos a continuación ¡te será de mucha utilidad!
Motivos por los que es imprescindible mantener un control de horario con tus trabajadores.
Aplicar un control de horario es una solución sencilla y económica, como has podido comprobar en el punto anterior. Por ello, queremos darte a conocer todos los motivos por los que es bueno que lo instales en tu empresa:
– Puedes enfrentarte a denuncias.
En muchos países tienen leyes y regulaciones que exigen claramente que los trabajadores de una empresa lleven un registro preciso de las horas trabajadas por sus empleados. Por ello, es mejor no pillarse los dedos y hacer las cosas de manera legal.
El control de horario puede ayudar a las empresas a cumplir con estas leyes y a evitar posibles sanciones.
– Gestión de recursos humanos.
El control de horario puede ayudar a las empresas a gestionar mucho mejor sus recursos humanos, ya que les permite tener una visión clara de la carga de trabajo y del tiempo que dedican los empleados a realizar las diferentes tareas estipuladas. Esto puede ayudar a las empresas a tomar decisiones futuras sobre la planificación del personal y la asignación de tareas.
– Control de la productividad.
Puede ayudar a mejorar la productividad de los trabajadores, ya que les permite identificar patrones de trabajo y oportunidades de mejora. También puede ayudar a la empresa en sí misma a identificar a los empleados que trabajan de manera más eficiente y efectiva.
– Costos laborales.
El control de horario puede ayudar a las empresas a controlar los costos laborales e identificar el tiempo extra y las horas no trabajadas. Por lo que también puede ayudar a evitar el pago excesivo o injustificado de salarios a ciertos trabajadores, manteniendo así una economía financiera sana y equilibrada.
Como hemos visto, el control de horario con los trabajadores es muy importante ya que ayuda a las empresas y a los trabajadores de diferentes maneras. Trae muchas ventajas a ambos, y lo podemos notar claramente cuando nos decidamos a instalar este sistema en nuestra empresa.
Y es que sin duda la organización lo es todo, ya que un sistema desorganizado y desordenado podría poner en peligro muchos aspectos dentro de una empresa. Por esta misma razón, consideramos que es muy importante que conozcas los riesgos que acarrea no usar el control horario de trabajadores en nuestro negocio.
Riesgos y consecuencias que podemos sufrir si no aplicamos control horario.
La falta de aplicación de un control de horario puede tener varias consecuencias negativas para una empresa. Algunas las hemos visto anteriormente, como por ejemplo el tema de incumplimiento legal que tanto puede preocuparnos dependiendo del país en el que estemos.
¿Qué más consecuencias negativas trae para nuestra empresa no aplicarlo?
- Falta de transparencia.
Sin un control de horario adecuado, los empleados pueden sentir que su tiempo y esfuerzo no están siendo valorados de manera justa. Esto puede afectar negativamente la moral y la motivación de los empleados, lo que a su vez puede afectar el desempeño y la productividad de la empresa.
- Conflictos laborales.
La falta de un control de horario preciso puede dar lugar a conflictos entre los empleados y la empresa. Por ejemplo, los trabajadores pueden reclamar horas extras que no fueron registradas o pueden sentir que no se les está pagando de manera justa, tal y como podemos observar de manera detallada en noticias como la siguiente de la web Emprendedores.es.
- Pérdida de productividad y problemas económicos.
Sin un control de horario, la empresa puede tener dificultades para identificar y solucionar los diferentes problemas creados a partir de la mala gestión del tiempo y productividad de los empleados. Esto puede llevar a una pérdida de productividad y rentabilidad para la empresa.
Como has podido comprobar, son muchas las ventajas y razones que debemos tener en cuenta para evitar sufrir todos estos problemas y acabar en uno del que nos sea especialmente difícil salir. Así que no te lo pienses y lánzate a aplicar un control de horario en tu empresa. Verás resultados muy positivos ¡te lo garantizamos!